Verordnung über Schülerunterlagen vom 11. September 2015 (GVBl. 2015 / 11) und Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen vom 13. Oktober 2015
(KWMBL 2015 / 15)

Die Schülerunterlagen bestehen aus
1. der Schülerakte und
2. den Leistungsnachweisen.

Die Schülerakte enthält:
Schülerstammblatt mit den persönlichen Daten (s. Muster)
ggf. vorhandene Abschlusszeugnisse (in Abschrift)
ggf. Zeugnisse, die Berechtigungen verleihen (wie erfolgreicher oder qualifizierender Mittelschulabschluss, Fachhochschulreife, allgem. Hochschulreife, mittlerer Schulabschluss…) (in Abschrift)
Urkunden, die zum Führen einer Beufsbezeichnung berechtigen (in Abschrift)

Aufbewahrung: 50 Jahre
Sonstige Zeugnisse und Übertritsszeugnisse
Schullaufbahnbogen (s. Muster) Eintragungen erfolgen in der Regel durch die Klassen- oder Schulleitung
Notenbögen
Zwischenzeugnisse bzw. Zwischenberichte (wenn sie das Zwischenzeugnis ersetzen)
Schriftliche Angaben über Maßnahmen und diagnostische Grundlagen bei SchülerInnen mit besonderem Förderbedarf
Schriftliche Stellungnahmen zum sonderpäd. Förderbedarf
sämtliche Förderpläne
Schülerliste (s. Muster) an Grund- und Mittelschulen
Führung durch die Klassenleitungen!
Sonstige wesentliche Vorgänge

Aufbewahrung: bis 1 Jahr nach Verlassen der Schule

Die Leistungsnachweise bestehen aus:
den schriftlichen Leistungsnachweisen
den Abschlussprüfungen, Orientierungs- und Vergleichsarbeiten
den Praktikumsberichten, Grundwissens- und Jahrgangsstufentests
Aufbewahrung: 2 Jahre ab dem Schuljahr, in dem die Leistungsnachweise erbracht wurden
den praktischen Leistungsnachweisen (Werkstücke, Zeichnungen)
Rückgabe gleich nach der Bewertung, Ausnahme Nachweise im Rahmen von Abschlussprüfungen – Aufbewahrung hier mindestens ein Jahr, besser wie Jahre, bei Rechtsstreitigkeiten noch länger

Zugriff auf die Schülerakte
Zugriff auf die gesamten Schülerunterlagen haben Schulleitung, Lehrkräfte, Schulpsychologen und Beratungslehrkräfte, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Weitergabe
Bei einem Schulwechsel zwischen öffentlichen Schulen werden Schülerstammblatt und Schullaufbahnbogen im Original weitergegeben. Kopien bleiben bei der abgebenden Schule.
Auf Veranlassung der abgebenden oder aufnehmenden Schule können weitere Unterlagen (z.B. Notenbogen) weitergegeben werden.
Ersatzschulen erhalten nur Kopie des Schülerstammblatts und des Schullaufbahnbogens.
Andere Schülerunterlagen dürfen nur mit schriftlicher Einwilligen in Abschrift weitergegeben werden!

Einsichtnahme
Die gesamte Schülerakte sowie die vollständigen Leistungsnachweise (nach Abschluss der Prüfungen) können eingesehen werden von:
SchülerInnen, sobald sie 14 Jahre alt sind
den Erziehungsberechtigten
den ehemaligen Erziehungsberechtigten, solang die SchülerInnen zwischen 18 und 21 Jahre alt sind
den ehemaligen SchülerInnen

Zugriff auf die Schülerunterlagen nach Beendigung des Schulbesuchs
Nach Beendigung des Schulbesuchs darf Zugriff auf die Schülerunterlagen nur die Schulleitung im konkreten Einzelfall erhalten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist oder die Betroffenen eingewilligt haben.

Die Einwilligung ist von volljährigen SchülerInnen, bei minderjährigen SchülerInnen von deren Erziehungsberechtigten sowie – ab Vollendung des 14. Lebensjahres – zusätzlich von den SchülerInnen schriftlich zu erteilen und muss sich auf einen konkret benannten Zweck beziehen. Z.B. Nachweise beruflicher Qualifikationen oder Nachweis sozialbersicherungsrechtlicher Ansprüche.